Debo admitir que este tema siempre me pone de mal humor.

Quienes preguntan cuál es el “argumento comercial” frecuentemente sólo están disimulando su ignorancia acerca de la facilitación, al centrarse en algo que creen entender – los números.  Quieren saber cuál es el RCI, o la rentabilidad de la inversión, si contratan a un facilitador externo, o pagan para capacitar al personal en competencias de facilitación. ¿Cuál es la justificación económica de este gasto?

Primero, reconozcamos que en general, las reuniones son un gran desperdicio de recursos. El costo de oportunidad de reunir a las personas –aún en forma virtual– para conversar sobre un tema (o evitar hablar sobre un tema) se puede calcular.

Las cuentas son simples.

Piensa en una reunión que estás planeando convocar.

• Calcula el salario promedio anual de los participantes
• Divide el resultado por 240 (cantidad de días laborables en un año)
• Divide este número por 8 (cantidad de horas de trabajo por día – aunque sabemos que mucha gente trabaja más que esto)
• Multiplica esta cifra por el número de personas presentes en la reunión
• Multiplica esta cifra por las horas que va a durar la reunión

El número resultante es aproximadamente el costo del tiempo de los participantes en la reunión. (No incluye otros gastos, como viajes, alquiler de sala de reunión, café y otros elementos necesarios.)

Pero el dinero no es el único recurso a considerar. Todos los participantes tienen otras cosas que hacer, además de asistir a tu reunión.

Entonces, la pregunta real es: ¿Podemos hacer que esta reunión sea suficientemente interesante para captar la atención del grupo y producir beneficios para la organización?

Es aquí donde los facilitadores competentes empiezan a agregar valor. Ellos no temen plantearle al convocante estas preguntas difíciles:

• ¿Cuál es el propósito de esta reunión?
• ¿Qué esperas lograr al reunir a estas personas?
• ¿Todas las personas que estás pensando invitar tienen algo que aportar a la conversación? ¿Si no es así, por qué tienen que estar presentes?

Suponiendo que existe una razón convincente para llevar a cabo la reunión, el facilitador ayudará a diseñar una agenda que interese a los participantes, usando su tiempo y talento de manera productiva.

El facilitador también va a intentar disuadir al convocante de sobrecargar la agenda con discursos, informes y otras comunicaciones unilaterales, que tienden a hacer que los participantes tomen sus smartphones y empiecen a revisar su correo.

Durante la discusión, el facilitador va a mantener el rumbo de la conversación, previniendo pérdidas de tiempo comunes, como salirse por la tangente, repetir el mismo punto una y otra vez, o discutir solamente síntomas y no soluciones.

Al final de la reunión, el facilitador va a ayudar al grupo a aclarar los pasos siguientes y asignar responsabilidades, aumentando la probabilidad de que exista el seguimiento.

Conclusión: Los beneficios de la facilitación efectiva se pueden medir en términos económicos, pero, parafraseando la publicidad de una tarjeta de crédito muy conocida – el valor de las sonrisas de satisfacción en la cara de los participantes al dejar la reunión (que NO SE PROLONGÓ Y QUE CUMPLIÓ SU COMETIDO), no tiene precio.

Cortesía: Beatrice Briggs

Instituto Internacional de Facilitación y Cambio

bbriggs@iifac.org